De 10 meest voorkomende tekortkomingen tijdens een VCA-audit
Share
De 10 meest voorkomende tekortkomingen tijdens een VCA-audit
Een VCA-audit hoeft geen stressvolle gebeurtenis te zijn. Toch krijgen veel organisaties tijdens een audit opmerkingen over tekortkomingen die relatief eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden.
Opvallend is dat dezelfde problemen vaak terugkeren. Niet omdat bedrijven veiligheid onbelangrijk vinden, maar omdat documentatie, registraties en opvolging in de dagelijkse werking soms naar de achtergrond verdwijnen.
In dit artikel bespreken we de 10 meest voorkomende tekortkomingen tijdens een VCA-audit en hoe u deze kunt voorkomen.
Wat zijn tekortkomingen tijdens een VCA-audit?
Tijdens een VCA-audit beoordeelt een auditor of uw organisatie voldoet aan de eisen van de VCA-norm.
Wanneer bepaalde documenten ontbreken, registraties onvolledig zijn of procedures niet worden nageleefd, kan de auditor een tekortkoming vaststellen.
Dit betekent niet automatisch dat een certificering onmogelijk wordt, maar het kan wel leiden tot verbeteracties of bijkomende opvolging.
Hieronder vindt u de meest voorkomende tekortkomingen.
1. Onvolledige ongevallenregistraties
Ongevallen worden geregistreerd maar er worden geen acties of gevolgen aan gegeven.
2. Ontbrekende documenten
Soms vergeten mensen documenten op te maken of hebben ze geen weet van het bestaan van de juiste documenten.
3. Verouderde procedures
Procedures zijn meerdere jaren oud en sluiten niet meer aan bij de huidige werking van de organisatie.
4. Onvoldoende registraties van toolboxmeetings
Toolboxmeetings worden georganiseerd, maar aanwezigheidslijsten ontbreken of zijn onvolledig.
5. Onvoldoende incidentenrapportages
Incidenten worden onvoldoende geregistreerd waardoor lijkt alsof er geen gevaarlijke situaties zich hebben voorgedaan.
6. Onvolledige opleidingsregisters
Er is geen duidelijk overzicht van gevolgde opleidingen, certificaten of vervaldata.
7. Werkplekinspecties worden niet geregistreerd
Inspecties vinden plaats, maar er is geen aantoonbaar bewijs van uitvoering.
8. Medewerkers kennen procedures onvoldoende
Tijdens interviews blijkt dat medewerkers niet weten welke veiligheidsprocedures van toepassing zijn.
9. Verschillende versies van documenten
Binnen de organisatie circuleren meerdere versies van hetzelfde formulier of dezelfde procedure.
10. Geen aantoonbare verbeteracties
Verbeterpunten worden vastgesteld maar niet geregistreerd of opgevolgd.
Hoe voorkomt u deze tekortkomingen?
Een goede voorbereiding begint met een interne controle van uw veiligheidsmanagementsysteem.
Controleer uw documentatie
Bekijk of alle formulieren en procedures:
- actueel zijn;
- volledig zijn ingevuld;
- eenvoudig terug te vinden zijn.
Controleer uw registraties
Ga na of u voldoende bewijs heeft van:
- toolboxmeetings;
- werkplekinspecties;
- opleidingen;
- LMRA's;
- incidentopvolging.
Betrek uw medewerkers
Medewerkers moeten weten:
- welke veiligheidsprocedures gelden;
- wanneer een LMRA wordt gebruikt;
- welke PBM's verplicht zijn;
- hoe incidenten worden gemeld.
Voer interne controles/audits uit
Door regelmatig zelf controles uit te voeren ontdekt u tekortkomingen voordat een externe auditor ze vaststelt.
Werk met uniforme documenten
Gebruik binnen de volledige organisatie dezelfde formulieren en procedures om verwarring te voorkomen.
Conclusie
De meeste tekortkomingen tijdens een VCA-audit zijn geen complexe problemen. Vaak gaat het om ontbrekende registraties, verouderde documenten of onvoldoende opvolging van veiligheidsacties.
Door regelmatig interne controles uit te voeren, medewerkers te betrekken en te werken met actuele formulieren en procedures kunt u veel opmerkingen tijdens een audit voorkomen.
Een goed georganiseerd veiligheidsmanagementsysteem maakt niet alleen audits eenvoudiger, maar draagt ook bij aan een veiligere werkomgeving.
Wilt u tijd besparen bij de voorbereiding van uw VCA-audit? Met de VCA Digitale Bundel van SHEQ-List beschikt u over direct inzetbare formulieren en procedures die eenvoudig kunnen worden aangepast aan uw eigen organisatie.