Welke documenten zijn nodig voor VCA*?
Share
Wanneer een organisatie zich voorbereidt op een VCA*-certificering, komt vaak dezelfde vraag naar boven: welke documenten zijn eigenlijk nodig?
Veel bedrijven onderschatten de hoeveelheid documentatie die nodig is om aan te tonen dat veiligheid structureel wordt beheerd. Daardoor ontstaat vaak tijdsdruk vlak voor een audit en moeten documenten op het laatste moment nog worden opgesteld.
In dit artikel bespreken we welke documenten vaak nodig zijn binnen een VCA*-systeem, hoe ze worden gebruikt en welke fouten organisaties regelmatig maken.
De uitdagingen
VCA* stelt eisen aan de manier waarop een organisatie veiligheid, gezondheid en milieu beheert. Om aan te tonen dat deze eisen worden nageleefd, zijn verschillende formulieren, registraties en procedures nodig.
Veel bedrijven lopen tegen dezelfde uitdagingen aan:
- Er zijn geen uniforme formulieren beschikbaar.
- Procedures zijn verouderd of ontbreken volledig.
- Documenten worden niet consequent gebruikt.
- Men weet niet welke documenten tijdens een audit gevraagd kunnen worden.
Daardoor ontstaat onzekerheid over de voorbereiding op een VCA-audit.
Welke documenten zijn nodig?
Formulieren
1. FOR 01.01 De beleidsverklaring
2. FOR 01.02 Aanstelling VGM-functionaris
3. FOR 01.03A Het organogram
4. FOR 01.03B De functieomschrijvingen
5. FOR 01.05 Interne audit VCA*
6. FOR 01.06 Directiebeoordeling VCA*
7. FOR 02.01-02 Voorbeeld van een risicoanalyse en taakrisicoanalyse
8. FOR 02.03 LMRA
9. FOR 03.01-02-03-04 Voorbeeld opleidingsmatrix
10. FOR 03.05A De onthaalbrochure
11. FOR 03.05B Aftekendocument onthaalbrochure
12. FOR 03.06 Aftekenlijst startwerkvergadering
13. FOR 04.01 Aftekenlijst toolboxmeeting
14. FOR 06.01 Noodplan voor projecten
15. FOR 07.01A De inspectiechecklist
16. FOR 07.01B Inspectieoverzicht
17. FOR 09.01-02 Voorbeeld materiaal inventaris
18. FOR 11.01A Het meldingsformulier voor ongevallen en incidenten
19. FOR 11.01B Overzicht ongevallen en incidenten met onderzoek
Procedures
Procedures beschrijven hoe bepaalde activiteiten binnen de organisatie worden uitgevoerd.
1. PRO 01.07 VGM-wetgeving
2. PRO 02 Risicobeheer
3. PRO 03.01 Aanwerving en onthaal
4. PRO 03.02 Opleidingen
5. PRO 04 VGM-bewustzijn (toolboxmeetings)
6. PRO 06 Noodsituaties
7. PRO 07 Werkplekinspecties
8. PRO 08 Bedrijfsgezondheidszorg
9. PRO 09 Materiaal- arbeidsmiddelen- PBM's
10. PRO 11 Ongevallen en incidenten
Samen vormen deze documenten de basis van een praktisch VCA-implementatie.
U zal opmerken dat er bepaalde nummers ontbreken. Dit wordt duidelijk gemaakt in het artikel over de VCA** documentatie.
Veelgemaakte fouten
Tijdens audits komen vaak dezelfde tekortkomingen naar voren.
Te veel documenten, te weinig gebruik
Sommige organisaties beschikken over uitgebreide procedures die in de praktijk nauwelijks worden toegepast.
Verouderde documenten
Documenten worden opgesteld maar vervolgens jarenlang niet bijgewerkt.
Geen uniforme formulieren
Afdelingen gebruiken verschillende versies van dezelfde formulieren, waardoor inconsistenties ontstaan.
Onvolledige registraties
Bepaalde zaken worden uitgevoerd maar niet geregistreerd. Hierdoor ontbreekt bewijs tijdens een audit.
Onvoldoende betrokkenheid van medewerkers
Documenten worden gezien als administratieve verplichtingen in plaats van hulpmiddelen om veilig te werken.
Conclusie
Een VCA*-systeem bestaat uit meer dan alleen een certificaat. Het vraagt om een gestructureerde aanpak waarbij formulieren en procedures aantonen dat veiligheid actief wordt beheerd.
Door te werken met duidelijke en uniforme documenten bespaart u tijd, verhoogt u de betrokkenheid van medewerkers en bent u beter voorbereid op audits.
Wilt u niet zelf alle documenten opstellen? Met een complete VCA*-bundel beschikt u direct over professioneel opgemaakte formulieren en procedures die eenvoudig kunnen worden aangepast aan uw organisatie.